Офис-менеджер

Главная / О нас / Вакансии / Офис-менеджер

В связи с открытием офиса Центра поддержки по вопросам рака молочной железы «ВМЕСТЕ»  мы ищем  офис-менеджера (администратора)  для обеспечения эффективной организационно-технической и административной  поддержки работы центра. Услуги центра оказываются пациентам на благотворительной основе.

Обязанности: выполнение задач, связанных с непосредственной деятельностью благотворительной организации:

  • организация встречи посетителей и гостей: заказ пропусков, организация напитков (чай, кофе);
  • прием, распределение и учет входящих звонков, учет входящих запросов на общую почту;
  • обработка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции (письма, факсы, электронные сообщения и др.);
  • организация внешней и внутренней электронной рассылки (информационные письма, бюллетени, образовательные материалы для пациентов и т.п.);
  • первичная консультация клиентов о работе организации, обратившихся по телефону или через сайт;  получается — КЛИЕНТОВ, ПОСТУПИВШИХ ПО ТЕЛЕФОНУ ИЛИ ЧЕРЕЗ САЙТ.
  • ведение расписания приема посетителей – запись на прием по телефону и через сайт, ведение контактной базы и реестра учета посетителей;
  • личное взаимодействие с посетителями в соответствии с установленными процедурами (заполнение анкет, сбор и обработка документов и т.п.);
  • обеспечение офиса необходимыми материалами: контроль наличия и заказ канцелярских и хозяйственных принадлежностей, офисной мебели, оргтехники, воды, расходных материалов, визиток и рекламной продукции;
  • контроль использования помещений организации, работы оргтехники, техническая поддержка проводимых мероприятий (подготовка помещений к проведению мероприятий, установка и подключение переносной техники);
  • координация курьерских служб;
  • составление расписания занятий для посетителей совместно с непосредственным руководителем;
  • организация рабочих встреч и совещаний сотрудников организации;
  • ведение протоколов совещаний по просьбе руководителей;
  • организация командировок и участия в конференциях и семинарах (визовая поддержка, билеты, гостиницы, такси и т.п.);
  • работа с первичной бухгалтерской документацией (сканирование, подготовка авансовых отчетов);
  • делопроизводство, работа с документами (подготовка, сканирование, архивирование);
  • отслеживание графика рабочего времени;
  • курирование работы уборщицы;
  • выполнение других поручений руководителя.

Требования:

  • высшее образование (наличие медицинского образования – как дополнительное преимущество);
  • хорошие манеры, грамотная речь, аккуратность обязательны;
  • отличные коммуникационные навыки, доброжелательность, умение быть приятным и комфортным в общении с людьми разных возрастов;
  • уверенное владение ПК (MS Office);
  • умение работать в режиме многозадачности, нацеленность на результат, ответственность;
  • опыт работы в должности помощника руководителя, замруководителя, офис-менеджера – как дополнительное преимущество;
  • знание английского языка на уровне ведения деловой переписки – как дополнительное преимущество.

Условия:

  • Оформление в соответствии с ТК РФ.
  • Полная занятость.
  • Доброжелательная атмосфера.
  • График работы: 5/2 с 11 до 20.
  • Оплата: обсуждается с успешным кандидатом.
  • Работа в комфортном офисе рядом с м. «Ломоносовский пр-т», 12 мин. пешком от метро (ЖК «Золотые ключи-2»).

Резюме и сопроводительное письмо направляйте на почту whfoundation@nwhcf.ru с темой «Вакансия офис-менеджер». Просьба также предоставить список людей, готовых дать рекомендации.